5 vragen over de WKR

Werkkostenregeling 

De term werkkostenregeling (WKR) zal je vast een keer in de wandelgangen gehoord hebben, maar welke informatie is nu relevant voor jouw bedrijf? We hebben 5 relevante vragen en antwoorden omtrent de regeling op een rijtje gezet.

1. Wat is de WKR?

Tot 1 januari 2011 bestonden er veel verschillende regelingen voor vergoedingen aan werknemers. Zo herinner je je misschien nog het fietsplan, mobiele apparaten en fitnessabonnementen, allemaal met hun eigen regels. Door de WKR zijn nu alle wetten en regels voor alle vergoedingen aan werknemers in één gemeenschappelijke regeling gebundeld. Eigenlijk is het makkelijker gemaakt, maar het kost werkgevers veel meer tijd, papierwerk en geld als je er niet verstandig mee omgaat. Deze regeling is sinds 1 januari 2015 voor elke werkgever verplicht en is sinds die datum ook verbeterd!

2. Waarom is de regeling sinds 1 januari 2015 verbeterd?

Voorheen was het percentage van de vrije ruimte 1,5%. Dit houdt in dat jij als werkgever 1,5% van je totale fiscale brutoloonsom mag besteden aan vergoedingen die genoodzaakt zijn voor jouw bedrijf. Denk aan trainingen, cursussen, laptops, een huurauto en andere zakelijke voorzieningen. Sinds 1 januari 2015 is dit percentage verlaagd. In 2025 geldt het volgende:

• 2,00% over de eerste €400.000 van de fiscale loonsom
• 1,18% over het meerdere

Je zou denken dat er dan minder te besteden is, maar dat valt mee. Branchevrije producten zijn vrijgesteld, de Belastingdienst biedt ruimte voor zakelijke invulling, en het budget dat jaarlijks beschikbaar is, mag concernbreed worden benut.

3. Wat heeft de WKR nou te maken met een incentive reis?

Nou… heel veel! Stel; jij als werkgever bezit een bedrijf met 25 werknemers met een jaarlijks brutoloonsom van €1.125.000,00. Dit houdt in dat er € 16.555,00 beschikbaar is voor de zogeheten forfaitaire (vrije) ruimte. Jij wil het personeel, dat het hele jaar hard heeft gewerkt, graag trakteren op de vetste bedrijfsreis die jullie ooit zullen meemaken. Een incentive reis waarbij het team beter en hechter zal worden op de werkvloer. Helaas vallen deze kosten niet binnen de WKR, tenzij…. je er verstandig mee omgaat!

4. Wat bedoelen wij met 'verstandig omgaan'?

Zodra jij het personeel trakteert op een onvergetelijke incentive reis naar Ibiza, zullen de kosten hiervan in de vrije ruimte vallen en dus niet binnen de WKR. Dit zal betekenen dat jij als werkgever een eindheffing van 80% aan loonbelasting moet betalen bovenop het bedrag dat de reis zal gaan kosten. Gelukkig zijn er manieren om dit (gedeeltelijk) te voorkomen. Door slim om te gaan met de invulling van het programma, kun je een deel van de kosten als zakelijke uitgaven verantwoorden – en dus gedeeltelijk buiten de vrije ruimte houden.

5. Hoe realiseer ik dat een deel van mijn incentive reis onder de WKR valt?

Kosten die je maakt voor opleidingen, teambuilding en zakelijke workshops vallen onder gerichte vrijstellingen of kunnen worden opgevoerd als zakelijke kosten. Wij kunnen je helpen met het organiseren van een incentive reis waarbij een deel van de kosten binnen de regeling valt. Wij kunnen bijvoorbeeld een super vet programma samenstellen waarbij trainers meegaan en educatieve activiteiten organiseren als trainingen, teambuilding en workshops. Dit natuurlijk zonder het vakantiegevoel uit het oog te verliezen, je bent tenslotte op reis om een relaxte vibe te creëren met je collega’s, of toch vrienden?! Hieronder zie twee berekeningen als indicatie voor jouw bedrijfsreizen. 

• Bedrijf X – niet-educatief: de reis bestaat volledig uit ontspanning en recreatieve activiteiten.
• Bedrijf Y – 60% educatief: 60% van het programma bestaat uit zakelijke of leergerichte onderdelen, zoals trainingen, workshops of bedrijfsbezoeken.

Wil je weten hoe de berekening eruitziet voor jouw incentive-reis? We denken graag met je mee!